Petra LazarKI-Managerin Transformation & Virtuelle Assistenz
Bei Petra Lazar

Mit Fokus & Struktur

Wissens-, Daten- und Prozessmanagement

Sie verbringen weniger Zeit mit Suchen und Nachfragen: Wissen ist auffindbar, Daten liegen dort, wo sie hingehören, und Prozesse laufen, ohne dass Sie ständig nachjustieren müssen. Know-how und Expertise sind gesichert — für alle Mitarbeitenden sowie für Onboarding und Offboarding verfügbar.

Unternehmer:innen Selbstständige Teams Office-Profis

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Petra Lazar ist KI-Managerin für Transformation, virtuelle Assistenz und Mentorin für moderne Arbeitswelten — mit 35 Jahren Erfahrung als Assistenz.

Petra Lazar, KI-Managerin Transformation und Virtuelle Assistenz

Drei Bausteine, einzeln buchbar

Wissen, Daten und Prozesse hängen zusammen — Sie müssen sie aber nicht gemeinsam angehen. Jeder Baustein steht für sich und lohnt sich unabhängig von der Größe: als Ein-Personen-Business genauso wie im zehnköpfigen Team.

Sie entscheiden, wo es gerade drückt — und bekommen genau die Struktur dafür. Kein Rundum-Paket, das größer ist als nötig.

Wissensmanagement

Baut ein durchsuchbares Wiki mit Know-how, Tipps und Dokumenten auf und begleitet Onboarding wie Offboarding.

Datenmanagement

Damit Dateien dort liegen, wo sie für alle zugänglich sind — mit klaren Zugriffsrechten und einem strukturierten Ablagesystem.

Prozessmanagement

Für einheitliche, wiederholbare Abläufe — ausgehend von Ihrer vorhandenen Software und IT-Tools, mit Modernisierung wo nötig und sinnvollem KI-Einsatz.

01

Wissensmanagement

Wissen sammeln, ordnen und auffindbar machen

Sie finden jedes Dokument in Sekunden statt Minuten — weil Wissen an einem Ort liegt, statt über Drive, Postfächer und Chats verstreut zu sein.

Im Zentrum steht meist ein Wiki: eine durchsuchbare Wissensdatenbank, die nicht nur Dateien enthält, sondern auch Tipps, Tricks und Erfahrungswissen, das sonst nirgends festgehalten wird. Aufgebaut wird es gemeinsam mit Mitarbeitenden, die daran mitwirken möchten — durchsuchbar über Stichworte und wahlweise auf Basis von OneNote, bestehenden Notizen, StudIP oder anderen Grundlagen, die bei Ihnen bereits im Einsatz sind.

  • Viel Zeit geht für die Suche nach aktuellen Dokumenten drauf
  • Mehrere Versionen desselben Dokuments sind im Umlauf
  • Wissen geht verloren, wenn jemand das Team verlässt
−40%
Suchzeit nach Dokumenten und Wissen möglich
−35%
kürzere Einarbeitungszeit für Neue
Passt für Sie, wenn: Sie oder Ihr Team regelmäßig nach eigenen Dokumenten suchen müssen, wertvolles Praxiswissen nirgends festgehalten wird oder Onboarding jedes Mal bei null beginnt.

Ihr Weg dahin

  1. BestandsaufnahmeSie erhalten einen vollständigen Überblick über alle Wissensquellen und Schlüsseldokumente — inklusive des Erfahrungswissens, das sonst nur in Köpfen steckt.
  2. Gemeinsamer AufbauSie binden interessierte Mitarbeitende aktiv ein, statt das Wiki über deren Köpfe hinweg zu bauen — das sichert Akzeptanz und Qualität von Anfang an.
  3. Struktur & StichwortsucheSie bekommen eine klare Navigation, einheitliche Vorlagen und ein durchdachtes Tagging, mit dem sich alles über Stichworte gezielt finden lässt.
  4. Verankerung im AlltagSie halten die Struktur dauerhaft aktuell — durch klare Zuständigkeiten und eine kurze schriftliche Einführung, die neue Mitarbeitende selbstständig durcharbeiten können.
02

Datenmanagement

Daten und Dateien mit klarer Ordnung und Zugriff

Sie wissen jederzeit, welche Datei die aktuelle ist und wer worauf zugreifen darf — statt danach zu suchen, wo eine Datei gerade abgelegt wurde.

  • Sensible Daten sind ungeschützt sichtbar oder Zugriffe werden ad hoc vergeben
  • Uneinheitliche Dateinamen lassen den aktuellen Stand nicht erkennen
  • Dateien landen dort, wo gerade Platz ist, statt an einem festen Ort
Fester Ort
für jede Datei, statt Ablage nach Zufall
Klare Rechte
Zugriff nach Rolle statt nach Zufall
Passt für Sie, wenn: Sie nicht mehr genau wissen, welche Datei die aktuelle ist, Zugriffsrechte nie klar geregelt wurden oder es keinen einheitlichen Ablageort gibt.

Ihr Weg dahin

  1. Ordnerstruktur aufsetzenSie erhalten feste Hauptpfade statt freier Ablage — jede Datei bekommt ein verbindliches Zuhause.
  2. Rechte & RollenSie steuern Zugriffe nach dem Need-to-know-Prinzip statt über Einzelfreigaben.
  3. Naming ConventionsSie erkennen den aktuellen Stand sofort — dank verbindlicher Namensregeln mit Datum und Version.
03

Prozessmanagement & KI-Einsatz

Aktuelle Software, IT-Tools und sinnvoller KI-Einsatz

Ihre Abläufe werden Schritt für Schritt klarer — ausgehend von der Software und den Tools, die bei Ihnen tatsächlich im Einsatz sind. Wo Systeme veraltet oder nicht konform sind, etwa bei Mailsystemen, wird sichtbar, was sich sinnvoll modernisieren lässt — denn ohne diese Grundlage lässt sich KI später nicht zuverlässig einsetzen.

  • Unterschiedliche Tools für ähnliche Aufgaben, Daten bleiben isoliert
  • Ergebnisqualität schwankt, weil feste Abläufe fehlen
  • Abstimmungs-Loops und manuelle Routine kosten Kraft
−60%
Durchlaufzeit durch automatisierte Entwürfe möglich
DSGVO
konforme KI-Nutzung mit klaren Regeln
Passt für Sie, wenn: Sie KI nutzen möchten, aber unsicher sind wie, oder wiederkehrende Aufgaben zu viel Zeit kosten.

Ihr Weg dahin

  1. BestandsaufnahmeSie erhalten einen ehrlichen Blick auf die aktuell vorhandene Software und IT-Tools — unabhängig davon, wie modern oder gewachsen diese sind.
  2. Möglichkeiten prüfenSie erfahren, welche veralteten oder nicht konformen Tools — etwa Mailsysteme — sich sinnvoll modernisieren lassen, zum Beispiel mit Microsoft 365 oder anderen Lösungen, die zu Ihrem Rahmen passen.
  3. KI-Rahmen ansprechenBei Bedarf erhalten Sie einen Hinweis, was vor einer Einführung geklärt werden sollte — die Entscheidung und Freigabe treffen Sie selbst, unter Berücksichtigung des EU AI Acts.
  4. SOPs & ÜbergabeSie erhalten dokumentierte Abläufe und Leitfäden, mit denen Ihr Team selbstständig weiterarbeitet. Schulungen zu IT und KI organisiert Ihr Unternehmen bei Bedarf selbst.
Nächster Schritt

Lassen Sie uns über Ihre Struktur sprechen

Sie schildern, wo bei Ihnen Bedarf besteht, und wir sprechen über sinnvolle Schritte.

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