Kultur schlägt Tools — echte KI-Integration entsteht im Unternehmen, nicht in der Software

Jede KI-Einführung trifft auf eine bereits gewachsene Unternehmenskultur, und genau diese entscheidet maßgeblich darüber, wie offen Kolleginnen und Kollegen für Veränderungen sind und wie gut sich ein Team an neue Arbeitsweisen anpassen kann. Man kann sich das wie drei Schichten vorstellen.

Damit eine Veränderung im Arbeitsalltag tatsächlich ankommt, müssen drei Dinge gleichzeitig stimmen. Fehlt auch nur einer dieser drei Bausteine komplett, bleibt die Motivation im Team auf der Strecke, selbst wenn die anderen beiden stimmen.

Eine Veränderung und das Tempo sind wichtig, damit eine neue Arbeitsweise im Alltag integriert werden kann. Gerade Office-Profis können hier viel bewirken, weil sie oft als erste Ansprechperson für Stakeholder im Unternehmen gelten und Sorgen aus dem Alltag frühzeitig zurückspiegeln können, bevor daraus größere Widerstände werden.

Viele gute Ansätze scheitern nicht an der Idee, sondern daran, dass sie nach einem ersten Pilotprojekt einfach wieder versanden.

Nachhaltiger Erfolg entsteht erst, wenn KI-Aktivitäten feste Verantwortlichkeiten, feste Ansprechpersonen und feste Abläufe im Unternehmen bekommen, statt ein Sonderprojekt zu bleiben. Dafür braucht es eine enge Verzahnung mit den Unternehmenszielen, eine echte Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen, IT und Management sowie ein funktionierendes Wissensmanagement, bei dem Erfahrungen dokumentiert und im ganzen Unternehmen geteilt werden, damit nicht alles Wissen bei einzelnen Personen hängen bleibt.

Office-Profis übernehmen hier häufig eine tragende Rolle, weil bei ihnen viele Fäden aus dem Tagesgeschäft zusammenlaufen und sie neues Wissen direkt in bestehende Abläufe einbetten können. Auch Teams selbst brauchen Zeit, um wirklich gut zusammenzuarbeiten.

Ein Team, das KI erfolgreich im Alltag einsetzt, zeichnet sich vor allem durch Vielfalt aus: unterschiedliche Fachbereiche, gute Kommunikation nach innen und außen, Anpassungsfähigkeit und die Bereitschaft, konstruktiv zusammenzuarbeiten.

Reines Technikwissen reicht dafür bei weitem nicht aus. Genauso wichtig sind Fachwissen aus dem jeweiligen Bereich, ein sicherer Umgang mit Datenschutz und rechtlichen Vorgaben, ausgeprägte Soft Skills sowie die Fähigkeit, aus großen Datenmengen die wirklich relevanten Muster herauszulesen.

In der Praxis lohnt es sich, bei der Zusammenstellung eines solchen Teams auf drei Typen zu achten:

Ein Team baut man am besten schrittweise auf: beginnend mit der Frage, welche Kompetenzen überhaupt gebraucht werden, gefolgt vom Blick auf vorhandene Talente im eigenen Haus, gezielter externer Verstärkung dort, wo Lücken bleiben, und einer Kultur, in der ständiges Dazulernen selbstverständlich ist.

Office-Profis sind dabei oft unterschätzte Talente aus dem eigenen Haus, denn sie kennen die Geschäftsvorgänge genau und können bei der Umsetzung tatkräftig unterstützen, statt nur am Rand mitzulaufen.

Gerade wenn unterschiedliche Fachbereiche, manchmal sogar unterschiedliche Sprachen und Kulturen sowie hoher Zeitdruck aufeinandertreffen, entstehen im Arbeitsalltag schnell Missverständnisse. Die meisten Reibereien im Team entstehen genau dann, wenn eine Nachricht anders gemeint war, als sie beim Gegenüber ankommt.

Kommt es trotzdem zu echten Konflikten, hilft es, früh gegenzusteuern:

Gerade weil Office-Profis oft zwischen verschiedenen Abteilungen und Stakeholdern vermitteln, tragen sie viel dazu bei, dass Botschaften richtig ankommen und Missverständnisse gar nicht erst entstehen.

Der Einsatz von KI im Tagesgeschäft lohnt sich aus mehreren Gründen: Bestehende Abläufe werden schneller und effizienter, aus vorhandenen Daten lassen sich neue Angebote entwickeln, es entstehen teils völlig neue Wege, Wertschöpfung zu erzielen, und ein Unternehmen verschafft sich dadurch spürbare Wettbewerbsvorteile.

Der Weg dahin beginnt immer mit einem genauen Blick auf die bestehenden Prozesse, gefolgt von der Frage, welche Daten überhaupt vorhanden sind und welche noch fehlen. Genau an dieser Stelle sind Office-Profis unverzichtbar, denn niemand kennt die tatsächlichen Geschäftsvorgänge oft so genau wie sie, und ihr Praxiswissen macht den Unterschied zwischen einem Prozess auf dem Papier und einem, der im Alltag wirklich funktioniert.

Danach geht es darum, passende Werkzeuge zu finden, sie in einem überschaubaren Pilotprojekt auszuprobieren und den Nutzen zu prüfen, bevor schrittweise ausgeweitet wird.

Damit dabei die Kundinnen und Kunden nicht aus dem Blick geraten, lohnt es sich, sich in ihre Lage hineinzuversetzen, sich konkret vorzustellen, wie eine typische Zielperson denkt und was sie beschäftigt, und alle Berührungspunkte zwischen Unternehmen und Kundschaft systematisch durchzugehen, um genau dort anzusetzen, wo der größte Mehrwert entsteht.

Gelingt die KI-Einführung, verändert sich meist mehr als nur ein einzelner Prozess. Das Bewusstsein für neue Möglichkeiten wächst im gesamten Unternehmen, die Offenheit für weitere Veränderungen steigt spürbar, und die Bereitschaft, auch künftige Technologien anzunehmen, nimmt zu — ganz nach dem Motto: man hat es ausprobiert und einen echten Nutzen davon gehabt.

Aus unternehmerischer Sicht profitieren dabei sowohl die internen Abläufe als auch das Angebot nach außen. Damit das gelingt, braucht es ein Team, das strategisch eingebunden ist, ausreichend Ressourcen bekommt und wirklich Teil der Unternehmensziele ist.

Manche Unternehmen starten mit einem Aktionstag, an dem alle Mitarbeitenden erste Berührungspunkte mit KI bekommen. Größere Konzerne bauen sich eigene Innovationslabore, in denen gezielt an neuen Technologien und effizienteren Produktionsprozessen gearbeitet wird. Oder andere setzen auf klassische Weiterbildungsformate.